作者: Michael Bungay Stanier

译者:

出版时间: 2016-02-29

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让培训成为习惯

要点

 

行政管理培训受到越来越多的关注,但是几乎没有管理者去开展培训或者很少有人能够做好。

 

大多数的培训活动效果并不显著。多数职员认为培训对他们的帮助不大,甚至其中10%的人认为培训会损害他们的利益。

 

优质的培训依赖于一种“培训习惯”的养成。

 

培训者应该提问“7个必要问题”,从而帮助人们找到他们各自的解决方案。

 

第一个问题会优先考虑你将会探讨的项目、人员或者行为模式。接着提出的问题是:“还有什么需要补充的吗?”接下来的一个问题是:“对你来说,现在真正的难题是什么?”

 

其他问题包括:“你想要得到什么?”,“我如何来帮助你?”,“如果你愿意做这些工作,什么是你不愿意做的?”

 

合理的培训有助于员工提高技能,精通工作。

 

可以使团队较少依赖管理者,使管理者腾出时间去做更重要的工作。

 

管理者可以运用培训技巧改善他们与上司、顾客、同事与家人之间的关系。

 

你可以用“10分钟或以内”的时间培训一个人,所以让培训成为你的日常习惯吧。

 

 

总结

 

培训难题

 

近75%的管理者接受过如何培训员工的训练,而73%的员工却从未接受过培训。即使员工接受过培训,通常情况下对他们也没有任何帮助。

 

实际上,不到25%的员工相信培训对他们有益处,10%的员工说管理者提供的培训事实上于他们有害无益。

 

一个问题就是大多数的管理者他们自己接受到的培训就相对较差,因此他们提供的大多数培训的规格也就不高。

 

培训经常是复杂的、无聊的或者看上去与实际生活中的业务无关,管理者很难理解培训与日常生活是息息相关的,并且有可实施性。

 

许多管理者开展培训,不是因为培训是一项必备技能。然而,即使一些管理者经培训成为合格培训者,他们也会屈服于大多数机构中高效的工作节奏,因此,他们便不会着手培训员工了。

 

 

建议是廉价的

 

提出建议很简单。因为人们从善如流,你也就喜欢提建议并且认为你的建议很有价值,提供建议有助于你掌控培训谈话。然而,优质的培训取决于提出合理的问题,而不是提供建议。

 

提问可能对于提问者会有挫败感。当你提问的时候,你可能会想是否自己在用一种有价值的方式去帮助自己的员工。

 

提问放缓了谈话的节奏。提问意味着你不再在这场谈话中占据主导地位了。

 

好好想想这些培训事实:

 

培训一个人不会花费很多时间。你可以用10分钟或以内的时间培训一个员工。

 

培训不能偶尔为之,让培训员工成为你的一种习惯,一项日常事务。

 

合理开展培训,需要养成一种“培训习惯”。

 

 

你的培训习惯

 

一个稳定持续的培训习惯会使你成为一名培训教练,有助于你避免在工作场合中遇到经常困扰管理者的3个问题:

 

1. “变得过度依赖”-员工很容易依赖管理者替他们完成工作。对总想介入员工工作并且伸出援手的管理者来说,这是一个普遍的问题。培训会促使员工独自承担自己的责任。

 

2. “变得手忙脚乱”-作为日理万机的管理者,你每天都有堆积如山的工作。你最不愿意的事就是你的员工还要把他们的工作分担给你。

 

3. “变得消极散漫”-当员工对他们的工作能力不自信,他们就会逃避具有挑战性的任务和项目。培训使员工自告奋勇,要求最艰难的任务。

 

 

培养你的培训习惯

 

杜克大学研究表明,人们做的事情45%是出于习惯。想成为一名训练有素的管理者和培训者,你需要养成正确的习惯。

 

养成培训习惯需要以下与之相应的5个元素:

 

1. “一个理由”-你需要一个改变行为的动机。

 

2. “一种诱因”-想要培养一种新的行为,你必须知道是什么诱发了你之前的行为。缺乏这方面的理解,现在的这个诱因会在不知不觉间把你引回旧的行为。确认这些诱因的时候要尽可能详细。当你快要作出消极的反应时,一定要注意。

 

3. “一个微习惯”-确保你新的习惯可以在1分钟内完成。

 

4. “有效练习”-把你的新习惯分解成许多小部分,练习每一个部分。这就需要“重复,重复,再重复”。练习的时候,“快一遍,慢一遍,按照不同的标准练习”。然后再整个重复一遍,一遍,再一遍,直到你的新习惯变成例行公事。

 

5.“一个计划”-当你想要把新的习惯融入到日常生活中,但是意外发现又回归到旧习的时候,不要轻言放弃。通过“确认诱因,分析旧习,定义新行为”,制定计划培养新的习惯。

 

 

培训的“7个必要问题”

 

训练自己向培训的人提问以下7个必要问题非常重要,应该把这个新行为培养成你的习惯。这些问题适用于你管理的员工,也同样适用于“顾客,供应商,同事,上司等,甚至适用于配偶以及青年子女”。这些问题能把你的规划一对一转化给你的员工,呈现在你的商业团队会议中,以及重构正在进行的无规则谈话。

 

 

7个必要问题包括:

 

1. “启动”问题

 

“你是怎么想的?”,以该问题引出一场目标明确的谈话。这个问题直接把整场谈话导向对方说话的要点,使提问者掌控谈话的方向,也清晰表明你想要讨论员工最迫切的难题,而不是你自己的问题。以这个问题作为开端,然后运用“3P模式(3P在英文中指:projects,people,patterns翻译为:规划、人脉和行为模式)”来聚焦谈话内容。3P指得是:

 

“规划”-确定该员工的工作内容,探讨现行任务。

 

“人脉”-仔细琢磨该员工与“团队成员、同事、其他部门、上司”以及“顾客”之间的关系。

 

“行为模式”-了解员工的习惯性行为能够展示你如何帮助他们更有效地完成工作。

 

2. “AWE”(英文中“and whatelse”的缩写,译为:还有什么补充)”问题

 

“还有什么需要补充吗?”是一个最有效果的培训问题。通过提问,你会产生更多的理解,提高警觉,增强自我认知,更可能创建有意义的双向交流。AWE问题使你有充足的时间让这场谈话富有成效,使员工坦诚地讨论他(她)的想法,以免让你变成一个“建议狂魔”。以下的三行诗解释了何为有效的培训:“少说多问,你的建议并不美妙,尽管你想得很好。”虽然这种培训哲学言之有理却不易贯彻。AWE问题使你铭记倾听在先,讲话在后。

 

3. “核心”问题

“当前你面临的实际难题是什么?”这个问题不只让你了解员工提到的“第一个困境”,还有助于你发现亟待解决的更深层次的难题。许多管理者一旦发现问题便会尽力解决。反之应该“抵制建议狂魔,帮助人们快速发现自己的解决方法”。

 

然而,人们一开始阐述问题的方法与潜在的难题并不相关。管理者应该提问这个核心问题,“以免走向提供建议与解答方案的模式”。这个问题传达出,你理解员工面临着多种挑战,而其中的一种是最要紧的。“对于你”这个词组的运用使整个问题显得人性化,并且使员工自己负责决定哪一个是首要解决的问题。

 

4. “基础”问题

 

“你想要什么?”这个基础问题以及同类问题“但是你真正需要什么?”,就像核心问题一样,直接把你引向主要的难题。可以把这样的问题类比于“金鱼问题”,因为这种问题能够使人们像金鱼一样眼睛盯着你,却默默地说不出话来。对于员工来讲,这个问题很难回答。

 

基础问题直接打破了一个普遍存在的幻觉,即谈话中的主体知道每个人想要的东西。你和员工必须决定短缺底下的需求是什么。比如说,如果有一天一名员工想要提早下班,就需要明确为什么提早下班很重要。“找出需求是什么能让你更好地理解,如何才能以最佳的方式解决员工的短缺问题”。

 

5. “偷懒”问题

 

“我该怎么帮助你?”这个问题节省了大量的时间,避免了所有拐弯抹角的话。这就需要你的员工直接请求你做对他(她)来说最要紧的事。这个偷懒问题可以避免你立即采取行动,以及还未完全了解情况就尝试解决问题。

 

本问题的字面意思对其效果至关重要。直截了当地说就是,“你想从我这得到什么?”如果你想要显得更委婉一些,可以在前面加上“出于好奇……”,当然也可以以这些句式开头:“就我所知……”,“为帮助我更好理解……”或者“确保我没有误解…”。

 

6. “策略性”问题

 

“如果你愿意做这个,那不愿意做什么呢?”这个问题很复杂,实际上你在要求员工对之前的同意作出承诺。这样就规避了常用借口:“我从来没说过我打算做那件事情。”策略性问题使员工衡量他们的选择可能带来的影响,也可以明确员工拒绝的“界限和形式”。

 

3P模式,即项目、人脉、行为模式可能在这里很有帮助:你要迟延或者停止从事什么项目?你要和其他人断绝什么联系?你要实现什么已被抛到九霄云外的抱负?“你要打破什么习惯?”

 

7. “学习”问题

 

“对你来说,什么最有帮助?”学习问题与一开始讲到的的启动问题一并被称为“培训书夹”。这个问题会让每个人觉得这些会议和谈话很有意义。提问该问题使员工得到一段珍贵的“学习时光”。这个问题的核心就是使员工停下来思考并且关注谈话中传递出的最重要的新信息。

 

 

更优质的培训谈话

 

通常情况下,管理者与员工的谈话中总有一些无用的细节。他们经常依据的确定性并不合适,所以他们很容易偏离轨道,言归正传又十分不易。这样的谈话经常没有任何进展,却使谈话中的人精疲力竭。优质的培训能够终结这些低效、散漫、无益的谈话。

 

把这七个必要问题作为你培训习惯的核心部分,有助于“你减少工作量,取得显著效果”。随着你不断丰富培训习惯,你可以创建出一套适合你的运行最佳的问题。成为一名训练有素的培训人员,需要培养强烈的好奇感。比起你分发给别人的建议,这种好奇心对你更有帮助。找到并且培养自己独特的说话方式,也就是当你作为管理者和培训人员一直在运用的并且感觉最舒服的说话方式。