作者: Edward G. Brown

译者:

出版时间: 2016-03-01

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降服时间大盗

要点


干扰会浪费员工40%~60%的工作时间。


美国因此每年要承受5880亿美元的损失。


“时间大盗”包括你的客户、老板、同事、朋友和家庭成员。


你才是你自己最贪得无厌的时间大盗。


许多员工觉得时间大盗控制了他们的时间。


你在一个“干扰文化”中生活工作。


干扰会引发一系列的问题,工作状态被打断、丧失工作动力、疲于修改工作错漏,还会导致你出现暴躁易怒、精神疲惫等不良表现。


最大化利用你的“时间锁”,和时间大盗们约定一些他们不会干扰你的时间段。


根据你的员工在时间锁区间内的生产率来给他们奖金。


使用“焦点锁”来帮助你集中注意力。



总结


时间大盗


有些强盗不抢金钱珠宝;他们只偷你的时间。这些“时间大盗”会打扰你的工作进程并偷走一大段本属于你的时间。时间大盗包括你的客户、同事、上司、朋友和家庭成员。但对于绝大多数人来说,他们自己才是自己最大的时间大盗。虽然你不是故意的,但你也一样会偷走你同事的时间。不过你也不用太愧疚,因为人人都是时间大盗。


时间占用和工作干扰是很严重的问题。在高压的商业世界里,许多员工在处理自己的工作同时,还得处理被裁的或已经下岗的员工的工作,时间已经成为了一种珍贵的商品。背负着沉重的工作,如今许多员工都觉得自己在不停地做没有意义的事。他们常常抱怨说工作太多,时间太少。



浪费精力,心血和时间


干扰会导致员工损失40%~60%的工作时间。根据分析员Jonathan B. Spira的说法,美国每年会因为干扰损失5880亿美元。如今时间又比起过去任何一个时代都要更有价值。我们先不提这个问题的严重性,现在大多数员工都觉得对那些偷走他们时间的干扰无能为力。员工们甚至觉得他们能剩下一点时间都是时间大盗高抬贵手了。他们觉得是别人而不是他们自己管理着自己的时间。但干扰只是时间损失的第一步。由干扰所产生的系列影响也会导致时间的损失:


“打断状态”——大多数人在被打扰了之后再投入工作时会忘记自己的工作做到哪里了。他们需要花费更多的时间和精力才能回到之前的工作状态。


“丧失动力”——在你专心工作时你会累积工作动力。而干扰会削弱你的专注力并迫使你重新开始累积动力。


“修补错漏”——干扰使得你丧失注意力,最后导致出现错误。你当然要弥补这些错误,而弥补错误又要消耗你的时间。


“不良表现”——没人喜欢被打扰。干扰能引发一系列的负面影响,包括“精神疲惫、暴躁易怒、注意力不集中、效率下降”和“生产力下降”。



“干扰文化”


现在的工作场所大多都有干扰文化。你的同事会觉得打扰到你是没有关系的。干扰已经常见到一种会有员工说自己喜欢干扰的程度。有些员工真的就是乐意被打扰,把自己变成自己最贪得无厌的时间大盗。他们认为取悦所有人能保证自己的利益。他们接新任务之前从来不会考虑工作量,信息也是秒回。在他们眼中,他们的时间不属于自己,属于公司里的其他人。



“干扰之痛”


员工们都是现今“干扰文化”的受害者,他们都在承受着干扰痛。干扰痛的症状包括沮丧、排斥、消极、不安和身心俱疲。这些症状加起来给人一种无望的感觉:那些渴望平静的员工再也不相信自己能通过做什么来阻止时间大盗偷走他们的时间。



解决之道


不过也不是没有指望了:你可以采取一些行动去停止干扰。尝试一下和时间大盗进行调解。让他们和你合作而不是老打扰你。这样在赢回你时间的同时你还能提升你的交际能力。


要想重新夺回你时间的控制权和变得高效,掌握两个时间管理原则:“时间锁”和“焦点锁”。



时间锁


在你做需要高度集中注意力的工作时设立一个没人能打扰你的“时间锁”。在那些时间段,你的工作不会被打扰。为了确保你的时间锁有效,你可得和时间大盗们商量好,不能在时间锁内打扰你。接下来你只需要在办公室门外贴张纸,写上“时间锁中——请勿打扰”就可以了。


我们建议设立时间锁的时间一天至少要有一小时。而关于设立时间锁这件事,你得得到所有人的理解,包括你得客户和老板。这样大家才会尊重彼此的时间锁。作为老板,你也应该根据员工在时间锁内的表现来发奖金。


相信和你的同事安排时间锁并不是什么难事,但你总不能对你的客户说我时间锁着呢,待会儿再聊吧。你该好好地向你的客户提议时间锁,不过千万别死咬着一个时间段不放。在你的提议书里要好好说明时间锁能让你能为他提供更好的服务。最后最关键的是,你需要用你的诚恳打动你的客户。


你可以用飞行员程序来把时间锁推荐给你的老板、客户和同事。列举它的优点,这样做能降低其他人对新事物的恐惧。而在提议的过程中一般会有这几种反对的声音:“没必要”、“我不信它能行”、“不方便”和“我没听懂”,你的事先做好应对准备。当你要和你的老板或者客户谈时间锁的事时,千万不要拿着份计划书就即兴讲了。你得事先打好草稿好好练习一番。在你的朋友,家人面前模拟几次,要是他们都没空,镜子你总有了吧。


确保你的时间锁建议书有写其他人能获得的好处,这样你得客户,同事和老板才会接受你的时间锁。举个例子,告诉他们“一天一个小时的时间锁能提高我30%的生产力。”当你在做陈述时,面带笑容,语气诚恳一点,适当地使用肢体动作并认真听取意见。


“共同协议”是你与上司的时间锁提议的扩展与完善。作为一个“战略性合同”,它阐明了你的时间锁建议的具体条款。它解释了时间锁并量化了它能带来的好处。确保你有这样的措辞:“你,作为我的雇主,而我,作为你的员工,同意以下……”自己先签名,然后再让你的老板签名。



焦点锁


当你的同事,老板和客户都同意了你的时间锁计划之后,你可要好好利用来之不易的时间锁时间。想在你的时间锁内高效地工作,你可以试试焦点锁,它能帮助你很好地集中注意力。想要进入全神贯注的状态本来就很难,再加上现在还有来自网络、智能手机和其它设备的诱惑,使得保持注意力变得难上加难。焦点锁有以下6个技巧来帮助你来“清空大脑”。


1. “心静自然凉”——想要注意力集中,你就要确保你忘记一切能影响和阻碍你工作的外部因素:噪音,空调温度等等。不要把你的时间浪费在在意这些问题上。想象自己在一个舒适的环境下工作


2. “坦然处之”——在面对一些无法避免的缺陷时,欣然接受它们存在的这个事实,然后继续回到工作上去。


3. “画个大饼”——当干扰已经进入你的大脑后,想想其它积极的事情。我们可以效仿许多运动员的做法,他们会通过想象自己获胜的画面来集中注意力。


4. “自我肯定”——心理学家Emile Coué说每天做自我肯定让他精神焕发。我们也可以利用自我肯定来让自己感觉更好。自我肯定能激发肾上腺素让我们变得兴奋起来。这是一个良好的条件反射机制。

5. “心理回击”——拳王阿里擅长打回击战术。当他的对手击中他时,他会立刻回击。这样能有效地打击对手。我们可以用同样的技巧帮助我们集中注意力。当你脑海中出现一些类似“我做不了这个项目”“我累炸了”的负面想法时,立刻用一些正面想法回击,告诉自己我能行。


6. “偷换目标”——大脑中的神经元模式会转化为习惯,导致各种行为。这些行为有好有坏,当坏行为在时间锁中出现时,比如说你在在时间锁里做白日梦或发呆时,坏的行为就会替代了好的行为。本书作者Edward G。 Brown在打高尔夫球时用得就是这种策略。他的高尔夫教练会在高尔夫球旁边放一个硬币并让他盯着那枚硬币。利用一个相似的过程去刺激你的大脑工作,用好行为替代坏行为。


在时间锁的帮助下,你会有更多的时间用来工作思考。明智地使用你新获得的时间。把重点放在最重要的优先事项上,做你的关键任务而不是小任务。小任务往后压。专注于你的关键任务有助于提高你的效率和工作成果。


“What, How, Who, How Many and By When”


当你的关键任务结束了,你还可以通过归类相似的、重复的工作来节省时间。“批处理”是一个挺老的计算机术语了,它有助于你培养工作动力。你也许喜欢在早上工作,但其他人可能在下午或者晚上工作更有效率。在你效率最高的时间段做你最需要做的事。你可以根据以下几个准则去计划你的工作以保持工作的高效有序。


“What”——定义你要做的工作。


“How”——想好怎么做。


“Who”——你需要谁来协助完成这项工作。


“How many”——把工作所需完成的任务列出来并标上数字。


“By when”——设立工作开始和结束的日期。


计划不去实施就毫无意义。把你达成目标所需的步骤写下来。做一个尽可能详细的计划。举个例子,把你的时间表计划得满满的不留一丝空挡。一旦你计划完了,给你的老板看,这样老板就能保证你在做该做的事情;给你的同事看,这样同事就能根据你的需要空出时间来协助你。



和别人分享时间锁


你的同事和公司也一样能从时间锁中获益。在你熟悉了时间锁的运作之后,你就能把时间锁教给其他人。在他们懂得时间锁的基础知识后,你可以留意一下他们是否把时间锁用对了地方,观察他们的日常工作,把结果汇报给他们。


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