作者: Jeff Sutherland & JJ Sutherland

译者:

出版时间: 2014-09-30

美亚评分: 0.0

用户打分: TODO

阅读数: 0

评论数: 0

亚马逊连结: 去亚马逊购买

Scrum

Scrum

 

项目管理系统从来都是被冷落的。闪光灯只会打在工程师或者那个产品本身。但这并不是说项目管理系统就不重要了,要知道,正是项目管理系统把工程师与产品连接起来,推动项目的完成。

 

《Scrum》的作者Jeff Sutherland这样形容他的Scrum系统:一个已经成功清理FBI官僚累赘的,能有效节省时间以及成本的项目管理方法。如今,Scrum正惊人的速度席卷全球的科技公司。


 

如果你想把这事给办了,把甘特图撕了,上Scrum

 

你有没有发现,虽然你很用心在做项目,但往往因为顾着追赶时间表,最后做出来的项目依旧不尽人意。其实不仅仅是你,那些采用传统甘特图管理项目的人都会有这种感觉。

 

甘特图内在思想很简单,即以图示的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间。使用这种图来管理的项目很容易出现一个问题,一旦某个环节出了错漏,管理者就要投放大量资源去纠正它以便赶上时间表,不然后果十分严重。

 

举个例子,当初FBI打算开发一个叫VCP的可以迅速分享信息的软件以防止9/11的惨剧重演。他们使用甘特图来管理这个项目,他们给每个重要步骤都下了最后期限。根据甘特图,只有当“软件设计”的步骤结束了,“编码和测试”才得以开始。不幸的是,由于没能设计出合适的技术架构,这个计划在程序员敲下第一行代码之前就破产了。VCP浪费了FBI数年时间以及一亿七千万美元美国税收。

 

这类因使用甘特图而引发的失败频发,导致许多公司纷纷开始尝试Scrum。Scrum的特点在于团队构建以及实时反馈。Scrum的名字本身就体现了整个团队的作战方式,Scrum原指橄榄球中运动员并列争球的行为,队员之间可以不管同伴,反正他们的目标一致,就是拿到球。关键是,Scrum真的能行。当FBI把Scrum应用在哨兵计划后,FBI花了更少的时间和资源就完成了计划。

 

那么是什么让Scrum能这么有效地管理团队呢?

 


促进团队更好地合作是高效管理项目的关键

 

当你在做一个项目时,你能不能成功就取决于你团队的化学作用如何。作为一个领队,你是可以从4个方面改变你的团队的。

 

第一,让你的团队成员自己决定他们要怎样完成他们的工作。举个例子,美国国家公共广播关于埃及的阿拉伯之春事件的报道异常出色,那是因为他们在埃及的驻外记者拥有充分的自主权,他们的能不受外界因素干扰,忠实地报道当时埃及发生的各种事件。

 

第二,保证你的团队成员都有一个共同的大目标。这样一个团队的力量才会大于团队单独每个人的力量之和。我们依旧拿美国国家公共广播对于阿拉伯之春的报道举例,对于新闻工作者来说,阿拉伯之春可是一生难遇的大事件,任何一个报道它的新闻工作者都会感到一种使命感,正是这种使命感使得报道异常出色。

 

第三,要求你的团队定期分享成果以及分出一些新的能够自主的团队。这点很重要,因为团队应该是具有交叉职能且拥有完成一个项目的所有能力的。技能,思维模式以及经验的多样化将会带来更好的成果。

 

第四,控制团队大小。对于大多数团队来说,5~9个成员是最理想的。为什么小团队更好?因为人脑的容量毕竟有限,人太多,你信息接受不过来,掌控不了团队,等你好不容易把上一波信息吸收完了,下一波信息又来了,你还怎么工作?

 


创建一个定期反馈系统好让你的项目一直在正轨上

 

你肯定也明白,人对做一件事要用多久时间的估计一点儿也不靠谱。这也是项目管理的一个大问题。还好,Scrum有一个名叫Sprints的系统去解决这个问题。

 

Sprints表示有具体任务的短期的工作(1~4周)。每个Sprint结束之后,团队都在进行下一个Sprint之前回顾其过程并加以改进。

 

这个系统最大的好处在于能让你迅速地应对问题。通过定期的检查,你可以调整下一个Sprint的目标,这样大家就不会花费数个月的时间做出一个与目标不符的东西了。

 

为了高效地执行这个系统,每个Sprint都应只专注于一个任务。Sprint的周期很短,以便团队能更好地集中注意力。它同时还能建立起一个工作节奏,当然,你可不能把一个三周的Sprint接在一个一周的Sprint后面然后怪这篇文章说的都是骗人的。

 

还有另外一个方法能有效改善你的时间管理。这个方法看起来十分的高大上,就是每天都开一次站会。站会,顾名思义,表示站着开的会。每天同一时间开会,在会上团队成员要回答几个问题:我昨天为了完成Sprint干嘛了,我今天打算做什么,我遇到了什么困难。开这个会一定要保证人都是站着的,而且会议时间不得超过15分钟。这个会议能保证每个成员都对整个项目的进程以及阻碍了如指掌。外国有只可怜的装修队被偷偷拿来做了个实验,他们的第一个雇主请他们装修房子,并要求他们采用Scrum来管理,最后他们用时六周完成了任务;之后第一个雇主的邻居请他们做相同的事,这回没用Scrum,他们足足花了三个月才完工。

 


避免一切能使你分心的东西

 

现在开讲另一个Scrum的核心思想:避免浪费。意思就是不要把时间、精力和资源浪费在无益于项目的东西上。别担心,我们依旧有几个好方法让你避免浪费。

 

第一,在你做项目的时候,每段时间都专心只做一件事。一次过做几件事看起来是很炫酷,但那只是在浪费时间和精力罢了。难道你真觉得一边开车一边发短信给你的同事有助于工作更好地完成吗?顺带一提一边开车一边发短信可是不对的。

 

第二,你一定要使用你所创造出来的成果。一旦你不用它,你很容易就会忘记它。你还别不信你会忘记,就连通用汽车这么大的公司都试过在2012年把塞满了美金的卡车卖给别人。

 

第三,如果你犯了一个错误,那么你得赶紧纠正它。因为你拖得越久,纠正的代价就越大。Palm公司曾经做过调研,他们的一批程序员们修复一个三周前发现的bug平均要花24个小时,而另一批在当天就去修复那个bug的程序员们平均只花了1小时。这是因为要回忆起究竟是什么引起了bug消耗了大量的时间。

 

第四,不要让你的队员过度工作。道理很简单,过度工作导致效率低下甚至出错。所以带你的团队去吃个美味的午餐,休息个1小时再继续工作会让他们的效率更高,整个团队的生产力也会更高。看到这句话是不是很想把本文分享给你的老板。

 

我们虽然足足给了四个方法给你,不过其实你只要记住一个简单的原则就好了。合理分配任务。不要用一些难以完成的任务来消磨你团队的斗志。高压只会摧残你的队员而不是激励。

 


为了提高生产力,你还得让你的团队幸福

 

很多时候一个人成功了,但他并不幸福。而一个人幸福的话,大家都会觉得他很成功。

 

Zappos是国外一个专卖鞋子的网站,他们会给员工举行各种各样的鞋子夏令营或者鞋子之旅来提升员工的幸福感和归属感。在这些政策的驱动下,Zappos去年足足有124%的年增长。

 

想要提高员工的幸福感,透明度也是十分重要的。公司透明度低意味着公司有许多秘密,这些秘密会导致员工之间互相猜忌,最后将减少他们的动力和损害他们的表现。想要提高透明度,你可以把你的项目列在一个所有人都看得见的地方。当然,你可不能写在公司大门上面。你可以弄一块白板,然后细分成几个部分:未完成,待完成,进行中,已完成。通过这个方法,所有人都能清楚地知道整个项目做得怎么样了,哪里还需要帮忙。

还有另一个方法可以提高透明度。国外把这个方法叫做“kaizen”,这个词是日语“改善”的意思,不用怀疑,日语中的改善就是汉语传过去的,连意思都没变。每次Sprint结束后,你可以问你的团队以下几个问题来达到改善的目的:

 

对公司的重要程度从小到大以1~5分表示,你觉得你能打几分?

依旧是1~5分,你觉得公司能打几分?

为什么你会这样觉得?

假如有一件事能让你在下个Sprint的工作上更开心,那会是什么?

 

特别注意一下最后的问题。如果可以的话,立刻进行改善,这样能加强团队间信任和增加团队幸福感,这些都有利于做出一个更好的成果。

 


弄好优先次序是项目管理的关键

 

关于Scrum的最后一个核心思想就是要弄好优先次序。产品经理要搞清楚什么时候该做什么事。

 

Scrum的模型中有3个角色。


1. 团队成员


2. 团队负责人,他负责令团队工作更有效率。


3. 产品经理,他对整个项目负责,管理好未完成事务以及为每个Sprint定好路线。

 

而要高效地完成工作,产品经理需要具备以下几点素质:


1. 相关市场的知识。


2. 可以不受行政管理人员的影响做决定。


3. 能很好地传达自己的意思给团队成员。


4. 能估算出成果带来的利润。

 

在Scrum系统中,产品经理根据实时反馈和OODA循环来做决策。OODA是Observe(开始项目时观察自己的状态),Orient(评估如何创造更多可能性),Decide和Act的首字母缩写。这四个步骤首次完成之后,产品经理还要不停重复这些步骤,不过这之后的Observe就是要产品经理评估前一个举动所带来的成果了。当团队决定好做哪个Sprint的时候,产品经理应当跟着上面的程序走。

 

手把手教你开展Scrum

 

现有有没有觉得Scrum真的很实用,内心蠢蠢欲动想要开展一次Scrum项目。没问题,只需要简单的几个步骤你就能开始你的第一个Scrum项目了:


1. 找个产品经理


2. 选择一个团队。记住,人数是5~9个人,而且团队具备完成项目的所

有技能。


3. 找个熟悉Scrum的团队负责人,他能帮助团队迅速适应Scrum并高效地工作。


4. 做一个任务列表,把要完成的任务都写上去。


排列任务的时候问自己这几个问题:哪个任务的业务影响最大?哪个任务对于顾客来说是最重要的?哪个任务最挣钱?哪个任务最容易完成?

当然,你还得注意一下当下团队有没有能力完成那个任务,要时刻保持团队的热情。不过在你决定先从哪个任务做起的时候,最有价值的和最容易完成的任务是你首先要考虑的。


5. 保证你任务列表上的任务都是可以在一个Sprint中完成的,也就是说,完成任务的用时不应该超过一个月。


6. 开了第一次会后再计划第一个Sprint。


7. 弄个大白板好让大家都知道项目进程如何。


8. 坚持每天开站会以保证Sprint顺利进行。


9. 当团队完成一个Sprint后,开一个反省会让团队展示一下上个Sprint的成果以及反思如何改善下一个Sprint。这个反省会应该对所有人开放,包括公司的行政和管理人员。万一行政管理人员开了会之后备受触动给你加工资呢?


10. 做好了上面所说的之后再开始下一个Sprint。

 

总的来说,比起传统的管理团队的方法,Scrum可以说像是一个活力四射的年轻人,有激情,有抱负,努力工作拼命玩,心态好得让人羡慕。更重要的是,Scrum的实时反馈机制能让公司迅速地成长。


点击跳转Kindle版原书