作者: Helene Segura

译者:

出版时间: 2016-04-01

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低效杀手

要点

 

许多员工因为忙于工作而忽略了私人生活。

 

高超的时间管理技巧是解决此问题最有效的方法。

 

时间管理即“思想管理”,进而能够更好的管理生活。

 

按照事情的轻重缓急排列出来,可以使自己做事更有条理,更能管理好时间。

 

无论时间多紧,都要花时间保持身体健康,人际关系和谐。

 

可以使用“CIA模式”高效管理时间——“明确想法”、“按照结构和流程行事”和“集合团队”。

 

CIA带来的改变可能会令你有些不适。

 

分别列出你个人和工作上三件头等大事。这就是“3+3”原则,根据这些重要之事安排你的活动。

 

拒绝浪费时间的干扰项,拒绝提出过分请求浪费你时间的人。

 

晚上保证八小时睡眠,每天要喝六十四盎司水,健康饮食和运动,每天按时休息、散步。

 

总结

 

在忙碌之时

 

大多数总经理、经理、员工和企业家们都及其忙碌。晚上和周末工作对他们来说也是家常便饭。这使得他们几乎没有时间跟朋友和家人相处。他们倍感压力,经常错过生命中的特别时刻。

 

要解决这个普遍存在的问题,你可以根据高效时间管理的办法、过程和策略来通过自我意识、自我计划和组织来得到目的。要想管理时间,首先要管理思想。“要变得井井有条,一半的努力要花在弄清楚自己在想什么。”

 

明白自己的“思想模式”,明确最重要的工作可以帮助你清楚地知道如何让自己的时间系统化。这对大多数人来说意味着改变他们的做事方式。但是,学会节省时间的技巧能够让你掌控自己对工作和个人生活的管理。能把一个技巧很好的运用,每天就能省出一个小时;“每周就是五个小时,每个月二十个小时。一年就是二百四十小时。”

 

“CIA 模式”

 

时间管理法有三个组成部分:

 

1.明确想法

 

很多人认为自己可以找到更高效管理时间的灵丹妙药。他们不清楚特效药是“日历、文件夹、文件柜、任务类手机应用”还是其他东西。哎,这个问题的答案并不是可以买到的工具。

 

答案在于如何利用大脑。时间管理有赖于思想管理。如果你能控制自己的思想,就能控制时间。明确想法需要知道你在乎什么。

 

以选择你优先要做的事情和要达成的目标作为开始。通过头脑风暴列出你要优先做的事情。把这一清单张贴在你每天都能看得到的地方。当你看清单的时候,选出每天工作和生活上首先要做的事,然后计划你希望达成什么目标。利用这个来分配时间。

 

从以下三个领域确定你的优先:“人、活动和工作。”想想哪些人在你生活中最为重要,哪些活动能够令你保持身体健康和内心平静,哪些工作你最想要做成。选择可以增加收入和提升满足感的事情。根据明确的目标和计划安排你的生活。一旦你明确了你的目标和计划,你就能高效地安排你的时间了。

 

遵守一项基本原则。当有事情让你偏离你的道路时,问自己:这会帮我做成我的优先吗?然后根据答案行动。

 

接下来,选择目标。从你工作和生活的优先事中分别选出三项”可衡量的目标“。根据这些目标做出时间管理的选择。确保你的优先之事和目标对来说有挑战性,但又不是遥不可及。

 

具体明确优先之事和目标。比如,你可以说,“我每周要工作x小时,每年赚x钱,争取x个新客户,得到x称号。”个人生活上,你可以具体说“每周跟孩子相处x小时,跟其他重要的人相处x小时。”

 

每天工作结束之前,列出三件第二天重要的工作和未来某个时间点前(不是明天)要做成的三件事情。这就是你重要的“3+3”任务。在日历上标出,根据重要程度从1到6排序。

 

努力反省

 

适时地从所有活动中抽身出来是为了使道路更清晰。停下脚步,思考你的时间管理计划和你为了实现工作和生活目标做出的努力。每周都要反省:事无巨细地回忆自己做过的工作。满意自己取得的成就。想想自己决定不去做的事情,为自己的自律和自控鼓掌。

 

使想法清晰也需要好好照顾自己。将身心健康放在首位。开始新工作之前深呼吸。饮食营养,每天喝六十四盎司水。每天散步,工作期间定时休息。

 

仔细消化目前学到的东西。反省和庆祝给予你继续时间管理计划所需的鼓励。一开始,这一计划将会很难。一些步骤可能令你不适,但要学会在不适中“适应”。这表明你愿意改变。不要放弃,有意义的改变需要时间。克服不安的感觉,不要退缩回自己的舒适区域。

 

2.按照结构和流程行事

 

CIA时间管理计划需要有计划的程序、例行之事和体制。成功依赖于你建立体制的能力,但之后如果未曾预料之事发生,就要根据流程灵活行事。确立每个步骤都安排好的方式来管理时间,必要时候进行调整。

 

按照结构和流程行事的过程包含几个环节:

 

安排工作和完成任务——计划步骤。列出待完成的任务和项目,相应的完成日期、每项工作需要的步骤和所花费的时间。为每项工作分配时间。为每个步骤设置最后期限和预留时间。一旦你完成计划的制定,告诉你的同事你的计划。

 

布置工具包和工作地点——布置你的办公室以适应具体工作需要。把工具放在容易拿取的地方。如果你有好几个储存的地点,有“三份工具”,你就能很容易随时得到所需东西,这样你的大脑就可以专注于更重要的事情。对于在路上工作的人来说,用心装置自己的工具包同样重要。

 

电子通讯

 

电脑、手机和平板电脑使生活和工作变得更加高效,但是这些电子产品也会浪费时间,分散注意。请将这些“诱惑应用”从主屏上移走,或是删除它们。每天只在特定时间查看电子信息。

 

笔记、文件和档案管理——根据你查看信息的频率来安排文件摆放。依据DID原则安排文件:首先“行动”文件,其次“重要保存”文件,最后“丢弃”文件。无论你是喜欢在纸上还是在电子设备上记笔记,请随时携带。DID首字母缩略还代表“处理每日收到的文件”。

 

时间保护

 

要想管理时间,你必须知道你是如何花费时间的。详细记录你的时间,比如每半小时记录在干什么。找到并且摈弃不重要或与自己无关的浪费时间的活动。

 

3.集合团队

 

人人都需要后备团队——即使是JamesBond也有’M”长官,“Q”博士和整个M16人员的帮助。按照下列部分构建办公和家庭援助团队:

 

集合个人团队——至少请两个人审核你的活动,在你处理逻辑问题和压力的时候给出建议,不时地给你鼓励,推你一把。其中一个人“来自家庭外部”。告诉这个团体你的优先之事。

 

集合工作团队——你需要两个人在工作上行使跟个人团队一样的功能。一个人来自行业内,另一个来自行业外。如果你是公司员工,在你部门找两个人。时刻让你的团队了解你的进度。像他们支持你一样,支援你的团队。

 

开展有成效的团队会议——确保你的会议不是浪费时间。确保会议日程精心设计,具体的时间也写在日程上。安排每周部门例会,并要求大家回复。准备一些能令大家参与进来的问题。

 

将正确之事赋予正确之人——把你的任务清单放在一起,把一些工作交给团队里的人。找出你必须亲自做的工作和可以分配给他人去做的工作。根据工作所需的“才能、知识和技巧”将任务分类。

 

情景解决方案

 

除去CIA模式之外,你还可以考虑以下时间管理的小建议:

 

愚蠢地一心多用——同时做多项工作,至少对于需要思考的工作来说,是不奏效的。一心多用会同时给大脑带来更多负担。但是你可以同时做一些需要“低级大脑功能”的工作,如边看电视边涂指甲油。

 

精神干扰­——能力出众的人总是被不断冒出的新点子吸引,而忽视手头的工作。为了在不损失好创意的基础上不被这些想法打扰,你可以在手机或平板电脑上随时记录冒出来的好点子。

 

艰难的日子——每个人都会遇到无法预料的问题,但是别被这些问题困扰。花30分钟诉说你的困扰,然后想出一个详细的补救措施。

 

拖延——每天先做你最不愿意做的工作,先把它们处理完。完成一件你不喜欢的工作之后记得犒劳自己。

 

完美主义——想在工作和生活中做到完美无缺是不可能的。学会容忍那些“完成不错”的工作,别总指望着所有事情“完成的很正确”。

 

约定——繁忙的人有时候难以出席约会,要解决这个问题,需要确定每次会面的细节,预留出足够的时间,反复确认后勤事宜,还有旅途中的各项因素。

 

说不——管理时间需要对自己说不。有时候你也需要对那些浪费你时间的人说不。

 

干扰与注意力分散——注意力分散会令你注意力无法集中,工作进度停滞。你无法消灭这些干扰,但是可以减少。保留无人可以打扰你的时间。减少自我干扰。例如关闭电脑、手机和平板的提示音。

 

睡眠——每晚保证至少7到8个小时的睡眠是保持高效的必要条件。睡觉之前,做10次深呼吸。在那之前,花30分钟时间放松身心。计划睡觉前两个小时,不要再进食,不要喝除水之外的饮料。上床前30分钟关闭所有电子设备。

 

坚持你的时间管理计划——让自己适应任何新的行为都是不容易的。你醒来的每一刻都关乎时间的管理。请保持积极和注意力集中。将这些对话从你的“内心对白”中抹去:“我试试”,“我不行”和“我从不能”。

 

你的大脑使用过度了吗?——你是否一周七天每天从早上工作到晚上呢?如果是这样的话,你的大脑就不能高效思考了。给大脑确立“工作时间”,其他时间不要工作。每天定时休息,工作50分钟,休息10分钟。不用工作的时候出去玩玩。如果允许的话,可以花一周甚至一个月时间去玩。

 

思想控制

 

时间管理意味着每天关于如何分配时间与精力作出聪明的决定。这需要脑力和实践。你的目标是使工作和生活达到可持续平衡,“更聪明地工作,而非更长时间地工作。”记住你个人时间管理的宗旨:管理思想进而管理时间。